Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính – Quản trị

I – BAN LÃNH ĐẠO GỒM:

Trưởng phòng:    ThS. Hứa Văn Tuấn     
DĐ: 0982890772
Email: [email protected]

Phó phòng:           CN. Nguyễn Văn Hoan  
DĐ: 0984065429
Email: ……@gmail.com

Phó phòng:            CN. Lương Thị Huyền
DĐ: 0963922088
Email:        [email protected]

Phó phòng:            CN. Nguyễn Văn Hòa
DĐ: 0976626629
Email:        @gmail.com

Phó phòng:          CN. Hoàng Tuấn Anh
DĐ: 0962156686
Email:        [email protected]

Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính – Quản trị

1. Chức năng
2. a. Phòng Hành chính – Quản trị có chức năng tham mưu giúp hiệu trưởng trong công tác kế hoạch và tổng hợp, thi đua, khen thưởng; công tác văn thư, lưu trữ, cấp phát thư báo; các hoạt động lễ tân, phục vụ và các phương tiện giao thông vận tải; công tác quy hoạch, đầu tư xây dựng cơ bản, phát triển và sử dụng cơ sở vật chất trang thiết bị; quản lý đất đai, quản lý các hoạt động mua sắm, lắp đặt, quản lý trang thiết bị, thư viện và theo dõi hiệu quả sử dụng các tài sản thiết bị, thư viện; công tác giữ gìn an toàn, trật tự, vệ sinh môi trường, chăm sóc sức khỏe cho cán bộ quản lý, giáo viên, giảng viên, viên chức, người lao động và người học; phối hợp hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra cán bộ quản lý, giáo viên, giảng viên, viên chức, người lao động và người học thực hiện nội quy về an ninh trật tự, an toàn phòng chống cháy nổ, lụt bão, phòng chống dịch bệnh trong Nhà trường; thực hiện bố trí nơi ở cho người học và khách của Nhà trường; bảo vệ an ninh, trật tự và an toàn khu Nội trú; công tác xây dựng và lập kế hoạch tài chính; quản lý tài chính, tài sản, nguồn vốn; xây dựng kế hoạch tự chủ tài chính theo lộ trình; công tác thanh, quyết toán các khoản kinh phí; công tác thu, chi và giám sát thu chi tài chính trong Nhà trường.
3. b. Đầu mối thông tin, liên lạc giữa lãnh đạo trường với các cá nhân, đơn vị trong và ngoài Nhà trường.
4. Nhiệm vụ

2.1. Công tác Kế hoạch và tổng hợp

1. a) Xây dựng kế hoạch dài hạn phát triển Nhà trường; phối hợp với các đơn vị xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm và lịch công tác hàng tuần của Nhà trường;
2. b) Theo dõi, thu thập, tổng hợp, phân tích các số liệu, tình hình hoạt động của các đơn vị và của Nhà trường báo cáo hiệu trưởng để chỉ đạo điều hành;
3. c) Phối hợp cùng Ban chấp hành Công đoàn trường xây dựng Quy chế thi đua khen thưởng của Nhà trường, hướng dẫn các đơn vị tổ chức thực hiện phong trào thi đua hàng năm;
4. d) Làm công tác thường trực hội đồng thi đua – khen thưởng, kỷ luật, theo dõi, tổng hợp đánh giá, thi đua khen thưởng đối với tập thể, cá nhân, cán bộ quản lý, giảng viên, giáo viên, viên chức, người lao động. Chuẩn bị tài liệu, nội dung để hội đồng thi đua xét duyệt các danh hiệu thi đua của các cá nhân và tập thể trong năm học. Hoàn thiện hồ sơ thi đua của tập thể, cá nhân để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt;

đ) Làm các báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của hiệu trưởng và cấp trên; thực hiện báo cáo thống kê định kỳ, đột xuất của Nhà trường theo yêu cầu của các cấp quản lý;

1. e) Thư ký các hội nghị, cuộc họp chung của Nhà trường và theo yêu cầu của hiệu trưởng;
2. g) Thực hiện quy chế công khai của Nhà trường theo Thông tư 36/2017/TT-BGDĐT ngày 28/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành Quy chế thực hiện công khai đối với cơ sở giáo dục và đào tạo thuộc hệ thống giáo dục quốc dân (thực hiện công khai về cam kết chất lượng giáo dục và đào tạo, các điều kiện đảm bảo chất lượng và thu chi tài chính).

2.2. Công tác Hành chính

1. a) Tiếp nhận, vào sổ, phân loại các loại công văn, thư tín, điện báo, fax… từ các nơi về Nhà trường, trình hiệu trưởng và sao lục gửi đến các đơn vị theo phê duyệt của hiệu trưởng;
2. b) Theo dõi trang mạng của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội, UBND tỉnh, Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội … hòm thư điện tử của Nhà trường và chuyển các thông tin liên quan cho lãnh đạo trường;
3. c) Chuyển công văn, thư tín, fax… của các đơn vị trong Nhà trường cho các cơ quan ngoài trường và ngược lại theo quy định;
4. d) Quản lý và sử dụng con dấu ướt, dấu nổi, các loại giấy tờ có tiêu đề in sẵn của Nhà trường theo đúng quy định;

đ) Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ quản lý, giảng viên, giáo viên, viên chức được cử đi công tác, học tập;

1. e) Ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác, lưu trú tại Nhà trường;
2. g) Chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện Quy chế làm việc của các đơn vị trong Nhà trường, xây dựng nề nếp hành chính trong toàn trường;
3. h) Thu thập, biên tập thông tin quản lý, tình hình tổ chức các hoạt động trong Nhà trường để đăng tải trên website của Nhà trường theo chỉ đạo của hiệu trưởng;
4. i) Hướng dẫn các đơn vị trong Nhà trường về thể thức văn bản theo quy định hiện hành để thực hiện thống nhất; kiểm tra, theo dõi, phát hiện và có biện pháp chấn chỉnh những sai sót về thể thức văn bản, những vi phạm về thủ tục hành chính đã quy định; theo dõi, giám sát công tác cải cách hành chính tất cả các đơn vị trong Nhà trường;
5. k) Thực hiện các công tác lưu trữ theo quy định;
6. l) Sao lục, ấn hành các tài liệu, văn kiện… phục vụ cho các hoạt động của Nhà trường.

2.3. Công tác Quản trị, thiết bị – thư viện và đời sống

1. a) Quản lý toàn bộ tài sản, cơ sở hạ tầng, đất đai, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống phòng cháy, chữa cháy, hệ thống thông tin liên lạc, hệ thống điện và thiết bị điện trong Nhà trường;
2. b) Xây dựng kế hoạch bảo quản, khai thác và sử dụng cơ sở vật chất, thiết bị đào tạo, thư viện của Nhà trường có hiệu quả và đúng mục đích;
3. c) Thực hiện công tác quy hoạch và tham gia ban quản lý xây dựng các công trình của Nhà trường;
4. d) Xây dựng kế hoạch về đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị đào tạo và tổ chức mua sắm mới, bảo dưỡng, sửa chữa cơ sở vật chất, trang thiết bị theo yêu cầu của các đơn vị và theo đúng quy định của Nhà nước, trình hiệu trưởng phê duyệt, đồng thời tổ chức khai thác tốt các nguồn vốn để đầu tư phát triển cơ sở vật chất, thiết bị, thư viện nhằm từng bước đáp ứng nhu cầu đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà trường;

đ) Quản trị mạng, triển khai các dịch vụ thông tin trên website Nhà trường theo quy định; triển khai hệ thống thư điện tử theo tên miền riêng của đơn vị đến tất cả cán bộ quản lý, giảng viên, giáo viên, viên chức, người lao động và người học trong Nhà trường; triển khai phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý đào tạo, quản lý tài chính, quản lý người học, quản lý cơ sở vật chất; quản lý trang website và cập nhật bản tin của Nhà trường;

1. e) Phối hợp với bộ phận Tài chính thực hiện chế độ báo cáo và quyết toán vốn đầu tư xây dựng đúng quy định; lập sổ sách theo dõi, quản lý tài sản trong Nhà trường, tham gia kiểm kê định kỳ hằng năm, làm công tác thanh lý tài sản hư hỏng theo quy định của Nhà nước;
2. g) Triển khai công tác phòng chống bão lụt; phòng cháy, chữa cháy;
3. h) Tổ chức công tác lao động vệ sinh môi trường, trồng và chăm sóc cây xanh, đảm bảo cảnh quan môi trường xanh, sạch, đẹp;
4. i) Tổ chức công tác bảo vệ tài sản, an ninh trật tự trong Nhà trường; lập kế hoạch bảo vệ an ninh trật tự trong Nhà trường những ngày nghỉ lễ, tết theo quy định;
5. k) Bảo đảm các yêu cầu về vật chất, điều kiện làm việc cho các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, sơ kết, tổng kết, tập huấn…tiếp khách của Nhà trường. Tổ chức kế hoạch lễ tân cho các cuộc họp, hội nghị lớn trong và ngoài Nhà trường theo sự phân công của hiệu trưởng;
6. l) Đặt in, mua sắm các ấn phẩm… phục vụ các dịp lễ tết theo phê duyệt của hiệu trưởng. Phối hợp các khoa mua bổ sung sách giáo trình, tài liệu tham khảo…phục vụ cho công tác giảng dạy và học tập;
7. m) Đón tiếp khách trong và ngoài nước đến Nhà trường công tác, sắp xếp hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc; chủ trì chúc mừng các đơn vị trong và ngoài Nhà trường nhân dịp ngày truyền thống;
8. n) Thực hiện chế độ hiếu, hỉ… theo Quy chế chi tiêu nội bộ. Quản lý và điều hành phương tiện giao thông phục vụ các chuyến công tác của lãnh đạo trường và các viên chức theo quy định, đảm bảo kịp thời, an toàn và tiết kiệm;
9. o) Bố trí cho cán bộ, viên chức đến làm việc tại trường và người học đăng ký ở tại khu Nội trú; lập hồ sơ theo dõi người ở, hồ sơ đăng ký tạm trú, tạm vắng theo đúng quy định; tổ chức công tác vệ sinh, bảo vệ, phòng chống cháy nổ… nhằm đảm bảo an toàn cho người học ở tại khu Nội trú;
10. p) Thực hiện công tác tạp vụ: vệ sinh phòng làm việc của Ban Giám hiệu, khu hiệu bộ; công tác quản lý và phục vụ phòng khách, phòng nghỉ giảng viên theo quy định của Nhà trường;
11. q) Chăm lo sức khoẻ cho cán bộ quản lý, giảng viên, giáo viên, viên chức, người lao động và người học toàn trường (bao gồm công tác vệ sinh, vệ sinh an toàn thực phẩm tại nhà ăn, phòng bệnh, sơ cứu, chuyển viện…); phối hợp phòng Tổ chức cán bộ và công tác học sinh, sinh viên khám sức khỏe định kỳ cho người học;
12. r) Tổ chức sử dụng bếp ăn tập thể đúng mục đích phục vụ ăn uống cho người học trong Nhà trường; tùy tình hình cụ thể có thể phối hợp với Công đoàn trường cho ký hợp đồng đấu thầu việc phục vụ bữa ăn cho người học trong nhà ăn tập thể…

2.4. Công tác Tài vụ

2.4.1.Công tác lập kế hoạch ngân sách và quản lý nguồn kinh phí

1. a) Căn cứ vào chỉ tiêu, kế hoạch trên các hoạt động của Nhà trường, các định mức, chỉ tiêu và các chế độ chính sách tài chính liên quan, xây dựng kế hoạch ngân sách hàng năm;
2. b) Quản lý các nguồn kinh phí của Nhà trường. Thực hiện đúng, đầy đủ, rõ ràng các nguyên tắc, thủ tục, thể lệ tài chính, chế độ kế toán của Nhà nước quy định;
3. c) Lập kế hoạch, dự toán kinh phí cho các hoạt động của toàn trường; giúp hiệu trưởng soạn thảo Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế quản lý tài chính… của cơ quan và công khai tài chính theo quy định;
4. d) Chịu trách nhiệm thực hiện thu, chi cho các hoạt động của Nhà trường theo quy định của pháp luật hiện hành;

đ) Tổ chức và quản lý hệ thống sổ sách kế toán, chứng từ kế toán, hạch toán kế toán theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước;

1. e) Chịu trách nhiệm lập các kế hoạch, báo cáo kế toán nộp cấp trên đúng thời hạn.

2.4.2. Công tác thanh, quyết toán, giám sát thu chi tài chính

1. a) Mọi khoản thu, chi đều phải được thông qua hệ thống sổ sách kế toán; thường xuyên báo cáo tình hình thu chi tài chính với hiệu trưởng;
2. b) Hướng dẫn cán bộ quản lý, giảng viên, giáo viên, viên chức, người lao động; các đơn vị về hồ sơ thanh toán theo đúng thời gian, đúng quy định về chứng từ kế toán;
3. c) Phối hợp với các bộ phận chức năng theo dõi và thu tiền điện, nước, tiền ký túc xá… Phối hợp với các đơn vị chức năng tiếp nhận, nghiệm thu các công trình, thiết bị, máy móc để hạch toán vào tài sản cố định của Nhà trường trước khi đưa vào sử dụng; đề xuất với Nhà trường thanh lý tài sản hết niên hạn sử dụng theo quy định;
4. d) Chịu trách nhiệm thẩm định giá mua sắm, sửa chữa tài sản cố định, dự toán các hoạt động phục vụ cho công tác chuyên môn của Nhà trường và trình hiệu trưởng phê duyệt. Lập tờ trình và các hồ sơ liên quan đến việc mua sắm tài sản theo hình thức chào hàng cạnh tranh trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt để có cơ sở thực hiện các bước tiếp theo;

đ) Tham mưu cho hiệu trưởng về hợp đồng liên kết đào tạo, hợp đồng kinh tế, ban hành quy định về thủ tục thanh toán để có cơ sở thực hiện và kiểm tra chứng từ của cán bộ quản lý, giảng viên, giáo viên, viên chức, người lao động;

1. e) Quản lý, lưu trữ hồ sơ tài chính, tài sản của Nhà trường đúng quy định của Nhà nước. Lập tờ khai, nộp thuế thu nhập cá nhân và các loại hình dịch vụ trong Nhà trường cho Cục thuế tỉnh Hưng Yên đúng thời gian quy định.

2.4.3. Công tác thu, chi

1. a) Phối hợp với các đơn vị chức năng tiến hành thu đúng, thu đủ học phí, tiền ký túc xá, tiền điện, tiền nước của người học, tiền bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể… Thực hiện các chính sách miễn giảm học phí, trợ cấp xã hội cho người học theo đúng quy định;
2. b) Phối hợp với các đơn vị chức năng để chi trả tiền thừa giờ, tiền in ấn giáo trình, đề cương bài giảng, kinh phí phục vụ các hoạt động chuyên môn, rèn luyện nghiệp vụ cho người học; thanh toán các chế độ chính sách… đối với cán bộ quản lý, giảng viên, giáo viên, viên chức, người lao động; chuyển lương vào tài khoản cán bộ quản lý, giảng viên, giáo viên, viên chức, người lao động hàng tháng kịp thời, đúng quy định; thanh toán các hợp đồng đào tạo;
3. c) Thanh toán tiền công tác phí cho cán bộ quản lý, giảng viên, giáo viên, viên chức, đi công tác. Cấp kinh phí cho cán bộ quản lý, giảng viên, giáo viên, viên chức được cử đi học tập, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước và Quy chế chi tiêu nội bộ của Nhà trường;
4. d) Thanh, quyết toán tài chính theo quy định của cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền và theo quy định của pháp luật.

2.5. Các nhiệm vụ khác

1. a) Quản lý tài sản của phòng theo quy định hiện hành;
2. b) Quản lý giảng viên, giáo viên, viên chức và người lao động thuộc phòng theo phân công của hiệu trưởng;
3. c) Tổ chức đánh giá cán bộ quản lý, giảng viên, giáo viên, viên chức, người lao động trong phòng và tham gia đánh giá cán bộ quản lý trong trường theo quy định hiện hành;
4. d) Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định của hiệu trưởng;

đ) Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của hiệu trưởng.